Flex-Office

Les flex offices se développent à grande vitesse. Avec le télétravail, les RTT, certaines entreprises ont constaté que leurs locaux avaient un taux d’occupation de plus en plus faible et optent désormais pour ces bureaux non attribués. Voici plusieurs points à prendre en compte pour être efficace dans ce nouvel environnement.

1) Installer des casiers pour les effets personnels

Ne pas avoir de bureau permanent n’empêche pas d’avoir des effets personnels, comme la photo de ses enfants, son mug fétiche ou sa balle anti stress. Dans la conception des lieux, il est impératif de prévoir des casiers individuels pour stocker ces objets entre deux passages. Ils doivent être de taille suffisante pour accueillir un ordinateur portable, quelques papiers, voire un casque de moto. Il existe plusieurs types de casiers, à clé (attention au risque de perte !), à carte, ou à code, la solution la plus adaptée.

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2) Proposer un réseau Wifi adapté

Le salarié nomade se déplace avec son PC portable d’un espace de travail à l’autre, jonglant entre bureau et salle de réunion. D’où l’intérêt d’installer du wifi pour couvrir les différents espaces du bâtiment. Pour les ordinateurs trop anciens ou qui ne captent pas bien le réseau, le simple ajout d’une clé ou d’un dongle wifi suffira à être raccordé.

3) Mettre en place une connectique universelle

La présence d’un câble réseau reste importante pour les transferts de fichiers lourds. Et avec les nombreux appareils mobiles (ordinateur, téléphones, tablettes), la présence de prises électriques et USB doit être prévue pour éviter la panne de batterie. Détail qui a son importance, toute cette connectique doit être accessible, c’est-à-dire placée en hauteur, pour ne pas avoir à se contorsionner lors de chaque changement de poste.

4) Remplacer les téléphones fixes par des portables

Avec la mobilité dans les bureaux et le télétravail, synonymes de déplacements permanents, les postes de téléphone fixe deviennent inadaptés. La solution pour rester joignable est de les substituer au profit de smartphones.

5) Prévoir plus d’espaces de réunion et de repos

La diminution du nombre de postes de travail doit s’accompagner d’une augmentation des espaces dédiés aux réunions. Dans un bureau classique, on compte en général une place en salle de réunion pour 5 positions de travail. En flex office, le ratio est plutôt de 1 pour 2, voire de 1 pour 1. Ne pas oublier aussi les espaces de repos et de détente, avec fontaine à eau, machine à café, et casques pour pouvoir écouter de la musique sans déranger ses collègues.

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Pour Dominique Losay, co-président de NWOW, think tank du travail réinventé, et coordonnateur de la mise en place d’une organisation du travail en flex office pour plus de 2500 collaborateurs chez BNP Paribas

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Un flex office comporte plusieurs espaces correspondant aux multiples situations de la journée. On considère qu’il y a 10 à 13 séquences de travail différentes : je prépare une réunion, j’ai besoin de m’isoler pour préparer un dossier, je dois mener un entretien, ou bavarder autour d’un café, etc… A chacune de ces situations, il faut un mobilier spécifique, et donner les moyens matériels du nomadisme. Il faut pouvoir bouger dans les locaux sans que cela ne soit contraignant ».

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